Про все подряд
Оставить комментарий

Про то, как все успевать

как все успевать

Я- маньяк разных техник, помогающих все успевать. В этом посте я расскажу про одну из таких наиболее эффективных и простых. Эта та, что способных помочь любому. Вы все время не успеваете? Не умеете планировать свое время? Вас всем время атакуют мысли, что нужно не забыть сделать то или это? Как все успевать и чувствовать себя при этом на все 100?

С рождением двоих детей я перестала иметь время. Можно представить, как примерно проходит мой стандартный день. Потом появился блог и моей целью стал не только уход за карапузами, но и выращивание своих идей и их реализация в блоге. Времени на мое дело — его нет. Но заниматься им мне просто также необходимо, как дышать воздухом. Поэтому я стала это самое время ценить и не тратить его впустую.  В этом мне очень помогает команда websarafan, отдельное спасибо я снова скажу Татьяне Дзуиной, которая мне о нем рассказала и подруге Алисе Сафаровой за передачу знакомства. Без этих двух людей я бы долго еще сидела и гадала, все ли правильно делаю….

Команда websarafan делает супер аудоподкасты для предпринимателей на самые разные темы — от личной эффективности до маркетинга в интернете для тех, кто только начинает свое дело. Это не реклама, ребята в ней не нуждаются. Просто если у вас свое дело — то вам этот источник  нужен как воздух. Туда лично я иду за  вдохновением, поддержкой и слов нет какой полезной информацией.

В этой статье я расскажу о последнем из подкастов, который меня так потряс, что я бросила все и решила поделиться с вами этой просто бесценной информацией. Стольких реально помогающих методик я давно не получала.

Вообщем рассказываю про то, как все успевать, как перестать откладывать дела на потом и  наконец-то добиваться своих целей в ежедневной суете нескончаемых дел. Материалы из подкаста с Максимом Дорофеевым. Это супер консультант по личной эффективности в крупнейших компаниях.

Техника Максима Дорофеева называется «Как сделать важные вещи и не сдохнуть».

Забавное название, но главное оно работает, проверено уже на мне.

Суть ее в двух вещах. Записывать все все все дела и экономить так называемое «мыслетопливо»…

 

Мыслетопливо — это наше всё

Когда мы потенциально оцениваем сколько времени необходимо на ту или иную задачу, помимо самого времени, нам еще необходим другой мифический ресурс, без которого до конца задачу мы не выполним. В психологии это внимание. Или способность принятия решений, или энергия. Максим называет это «мыслетопливо». (ряд научных экспериментов доказал о существовании этого фактора). На пальцах  — написать важно письмо можно за 10 минут, а можно и за два часа, если залезать в фейсбук или отвечать на все телефонные звонки подряд. Так вот запас этого мыслетоплива в идеале — полтора — два часа, и время его сокращается прямо пропорционально с ростом  разных раздражителей. Чтобы начать работать быстро и максимально продуктивно  нужно выключить все возможные каналы утечки. Мы растрачиваем наше мыслетопливо направо и налево:

  • Думая одну и ну же мысль по много раз.
  • Когда пытаемся что-то запомнить в краткосрочной памяти.
  • Когда замусориваем свой мозг разной ненужной информацией.
  • если НЕ СОСТАВЛЯЕМ СПИСКА дела (мозг все время активен — пытается все не забыть).
  • кричащие уведомления телефона, компьютера — почта, лайки и комменты фейсбука,телефонные звонки — это все непрерывно отвлекает и снижает работоспособность мозга. Фейсбук очень засасывает, его разработчики очень постарались, чтобы мы в нем проводили массу времени.
  • Помогает не тратить мыслетопливо впустую и ранний подъем. Просто нужно привыкнуть, вводить его постепенно. Это отдельная тема, скажу только, что уже все продвинутые техники рекомендую ранний подъем, который полезен во всех отношениях. Конечно не каждый сможет, но хотя бы имейте ввиду на будущее — он очень полезен!
  • Сон. Недостаток сна — это тоже утечка. Спать по 8 часов — это просто необходимо, чтобы внимание не рассеивалось, чтобы организм не уступал соблазнам. Если вы недоспали, вы будите отвлекаться на все подряд, даже не отдавая себе в этом отчет. Кстати, наукой доказано, что человеку легче отказаться от сладкого, жаренного, вообщем от всего вкусного, но вредного, когда он отдохнул. И труднее, вернее сложно выполнимой задачей становится сказать им нет. Поэтому когда вы подавлены и усталы, вы и питаетесь хуже. Лично у меня пока не получается следовать правилу хорошего сна. Я сплю 3 дня по 6-7 часов и потом просто даю себе выспаться. Но в моей местности хороший воздух и видимо из-за организм не сильно страдает. Попробовала бы я сделать так в Москве, долго бы не продержалась.

прокрастинация

Про обезьянку и про то, почему нужно записывать дела

Говоря про проблему откладывания на потом, многие зарубежные источники упоминают, что в нашем мозге помимо рационального человека живет еще некая обезьянка, которая ооочень влияет на наше сознание. Именно эта обезьянка постоянно отвлекает нас, одергивает,  ей бы сидеть на диване с планшетом и ничего не делать. Именно из-за нее мы вместо того, чтобы приступить к давно накопившимся делам, смотрим лайки фейсбука или предпочитаем смотреть интересный фильм, говоря, что утро вечера мудренее. Просто ей нужно сиюминутное удовольствие и ничего больше. Именно она управляет нашим мышлением большую часть времени и отталкивает «рационального я» от руля.

И именно она не только съедает наше мыслетопливо, но еще и тратит наше бесценное время. Кстати, в борьбе с фейсбуком Максим советует ставить себе таймер, потому что только так можно напомнить обезьянке, что пора за работу и вовремя остановиться, не тратя часа-двух впустую на просмотр милых котиков.  А ведь 10-15 минут обычно оказывается достаточно, чтобы ответить на все сообщения в соц сетях… Максим предлагает обязательно подружиться с обезьянкой и ни в коем случае с ней не ссориться. Главное — нужно выделить ей время на «отдохнуть».

обезьянка

Поэтому разрешаем ей на 10-20 минут смотреть в интернете котиков, чтобы она больше не отвлекала нас в течение всего дня. То есть сначала отвечаешь на нужные сообщения в соц сетях, а потом расслабляешься и смотришь все, что интересно. Только так. Если сами не в состоянии контролировать количество минут, в интернете есть куча приложений таймеров, которые вам помогут.

Тут самое интересное…

На этом функции обезьянки не заканчиваются. На самом деле, она наш единственный помощник для выполнения рутинных дел. Просто наш мозг устроен так, что делит любую умственную деятельность на два вида — первая, это та, где он действительно старается и креативит — сюда мы отнесем составление какой-нибудь презентации, написание отчета, вообщем везде, где нужно»сесть и подумать». Все остальные дела, несвязанные с трудозатратами —  мозг делегирует их обезьянке, а сам в это время отдыхает. Почистить почту, привести в порядок в документах, ответить на письма, позвонить — со всем этим прекрасно справится обезьянка. А теперь вспомните, сколько раз вместо того, чтобы собраться с духом и приступить к важному делу, вы проверяли почту, читали входящие письма, отвечали другу на важный вопрос по вотс ап? Много раз такое бывает у нас, правда? Много или вообще всегда. Или до тех пор, пока важное дело не придет к вам во сне под руку с угрызениями совести… Вот вот. И так у всех! Мы все без исключения такие, так заложено природой. Так происходит, потому что обезьянка отвлекает наше рациональное я одерживает вверх, когда мы потеряли над ней контроль.

Многие зарубежные техники рекомендуют вот как практически справляться с обезьянкой: в течение дня ставить через каждые скажем 2 часа будильник, который каждый раз при звонке давал вам установку самому себе: «СТОП, А ТО ЛИ Я ДЕЛАЮ В ЭТУ МИНУТУ, НЕ ТРАЧУ ЛИ Я ВРЕМЯ ЗРЯ? Если вам действительно важно ваше время, такая техника вам очень поможет. Можно обойтись  в принципе и без будильника, если вы уже дисциплинированы и знаете свои недостатки.

Так вот нужно просто делегировать обезьяне всю ее обезьянюю простую работу, чтобы рациональный человек смог думать над задачами. То есть рациональный я делает всю сложную работу, а обезьяне дает всю простую.

У вас большой проект? Тогда разбивайте его на простые куски и снова отдавайте обезьяне.

Рациональный человек не знает, как поступиться к задаче, как разбить ее на простые куски? Тогда поможет визуализация результата. Что вы итоге вы хотите получить? Возможно, это будет мутное представление, главное понять что нужно сделать первым шагом и дать его делать обезьяне.

Записываем все то, что нужно сделать

Без этого  вы никогда не добьетесь своих целей, просто потому, что ваш мозг не выстроит правильно пути к ним, вы же столько на него взвалили… На самом деле, это проще, чем держать все в голове!!! Поверьте, только записи помогут навести порядок.

список дел

Максим предлагает иметь 4 разных списка дел. Я уже убедилась, как это удобно, и более структурированного подхода я еще не встречала. Здесь хорошо подойду обыкновенные отрывные блокноты

Итак первый список. Это все те задачи, которые нужно сделать в течение сегодняшнего дня. Сходить в химчистку, позвонить бабушке, ответить шефу и так далее. Вообще чаще всего это обезьянние дела. Без этого списка вообще не возможно. Если вы еще только въезжаете в тему, то просто начните пока только с него и вы объедитесь, как это на самом деле просто. Теперь ваши дела под контролем и не нужно ничего больше держать в голове.

Второй список — это наши, назовем их, проекты. Любые сложные работы для нашего рационального я. Там, где надо много «подумать», там, где не знаешь обычно с чего начать. Такого рода задачи все идут туда.

Третий список — справочная информация. Это все идеи, касаемые этих самых проектов. то есть так информация, которая может помочь улучшить их, и напрямую никаких особых действий за собой не неся.

Последний четвертый — это ваш календарный список. К врачу 18 декабря в 18.00, купить наряд на свадьбу друга до 25-го и так далее. То есть то, что профукать никак нельзя и что сложно запомнить и легче отметить в календаре.

С какого списка начать? Максим предлагает сначала вытащить все забытые вами дела и записать их отдельным от этих четырех списков в так называемые входящие. Как их вспомнить, забытые дела? На сайте websarafan в расшифровке аудиозаписи Максим дает список слов- крючков, которые помогут вам вспомнить, кому что вы задолжали и какие из дел остались нерешены.

В этот же отдельный список вы записываете все пришедшие на ум дела, которые непонятно в какой список распределять. Принципиально важный момент. Также как нашему организму требуется время на расщепление пищи в углеводы жиры и белки, также и нашему мозгу нужно время, чтобы понять, что делать с этой задачей. Вообщем, все все то, что вызывает вопросы, всё туда.

Вот с этих вот и входящих Максим и советует начать. А потом уже распределять их по нашим четырем спискам: что обезьянке, что рациональному я,  что-то человеку вместе с обезьянкой. А что-то просто, чтобы было.

Подвожу итоги: записываем большущий лист (входящих) долгов и любых пришедших на ум дел, идей, а затем сортируем их по четырем спискам.

Теперь то, что мы дали обезьянке нужно распределить во временных интервалах, то есть на то, что делать

  1. на сегодня
  2. на этой неделе
  3. потом вообще

И все эти обезьяноподобные временные задачи постоянно контролировать — просматривать.

Просматривать все четыре списка нужно раз в неделю обязательно, иначе вы потеряете снова контроль. Смотрим например в воскресенье (минут 15-20), и составляем новый список дел на новую неделю, включая все то, что не сделали на этой, и что нужно сделать на следующей по плану. Наводим уборку в списке проектов, что удалить, а что добавить. Вообщем везде чистим. Ежедневный быстрый обзор обязателен. 3 минуты смотрим  в то, что нужно сделать сегодня и на этой неделе. Лично я вела уже что-то подобное, визуализация   задач на сегодня и на неделю очень дисциплинирует, всем рекомендую, дела действительно начинают сдвигаться с мертвых точек.

Помните про список проектов? В этот список мы тоже смотрим, расчленяем его, как уже было сказано, на обезьяноподобные шаги и рассовываем их на сегодня, на этой неделе, потом.

Со списком справочная информация немного иначе, там сплошная свобода, этот список своего рода совет проекту, поэтому в зависимости от того, когда мы приступим к делу, этой инфо мы и будем пользоваться. Инструментом тут могут служить закладка в браузерах с разными названиями в зависимости от проектов, Google диски и прочее. Также справочной информацией могут быть и простые жировки, которые вы храните в ящике…

Любы идеи, взятые из просмотренной статьи, книги, вы просто бездумно записываете в входящие, а уже потом возвращаетесь, и когда необходимо рассортировываете по спискам.

Вообще это принципиальный момент, скапливать все идеи, чтобы потом подумать, как наиболее эффективно применить их в своей жизни. Она столько нам присылает постоянно инсайтов,  а загруженный мозг не умеет их оценить, вот для этого и существуют входящие. Чтобы потом обдумать и, если не нужны, выбросить или применить.

Вообще по хорошему у вас где-то отдельно должны быть прописаны ваши цели. Это может быть  и очень расплывчатый список того, что вы хотите сделать в ближайшие годы.  Но существовать он должен. И по сути, каждые ваши еженедельные планы — это маленькие шажочки, которые суммарно и выведят вас к вашим целям. Это ваша личная программа в этом мире. Без целей вы похожи на корабль, который плывет не известно куда. Если вы еще не определились со своими целями, то в таком случае советую вам послушать опять же подкаст с Леной Резановой на том же webсарафане. Девушка ставит все на свои места и очень вдохновляет.

Вообще конечно тема неисчерпаемая. Но, пожалуй, это основные шаги, которые нужно совершить, если вы хотите начать разбираться с завалами в вашей голове наконец-то стать продуктивными. Относитесь к «утечкам» с абсолютной серьезностью. Они просто высасывают из нас энергию.

Не тратьте себя на право и налево, объясните родным, что когда вы работаете, вас действительно нельзя отвлекать, вы будете тратить до 30% продуктивного времени, чтобы просто снова втянуться в начатое дело…

Выделите одну или три главные задачи дня, которые вы должны сделать кровь из носа и делайте сначала их, это крайне важно!!

Группируйте дела! Это означает, что если вам нужно позвонить в пять мест, то сделайте все звонки сразу, так мозгу легче справиться и вы сэкономите себе уйму времени!

Помните, что все ваши планы на неделю, месяц и т.д. — все должны отвечать «да» на вопрос:  А поможет ли это в достижении моих личных целей? И если вы не знаете, какие они эти ваши цели, если вы затрудняетесь ответить на вопрос, что вы хотите, то читайте и ищите — рано или поздно обязательно все выстроится в пазл. Лично мне очень помогла книжка Барбары Шер «Мечтать не вредно», второй источник вдохновения — это и вправду websarafan. Очень помогает Лена Резанова, подпишитесь на ее обновления, если вы в фейсбуке. Это как раз, если вы заняты  и не хотите ничего читать. Уверена, после проведения на ее страничке получаса вы уже найдете много ответов…

А как у вас? Какие вы использует техники?

Подписывайтесь на обновления, чтобы не пропускать важную информацию!

Интересны подобные статьи? Почитйте вот эту, про привычки в питании, которые стоят нам нашей жизни.
Обнимаю,

Сiao ciao